Foco no resultado: 6 técnicas de gestão do tempo infalíveis

Todas as pessoas têm as mesmas 24 horas por dia, mas nem todas tem foco suficiente para aproveitá-las.

Mesmo nós trabalhando a mesma quantidade de tempo, por que algumas pessoas parecem ter achado o segredo de como manter o equilíbrio entre a vida e o trabalho — enquanto outras seguem exaustas e pressionadas por uma lista de afazeres que só cresce (e nunca acaba)?

A resposta é a gestão de tempo e produtividade.

Como você lida com a organização do trabalho e gestão de tempo nas empresas pode fazer a diferença entre estar sempre na correria (e não terminar nada), ou fazer tudo o que você deseja no seu trabalho e na sua vida — e ainda ter tempo livre para fazer o que quiser.

Mas como ter certeza de que você sabe as técnicas de gestão do tempo corretas — aquelas que não apenas aumentam a sua produtividade, mas permitem que você empregue seu tempo e energia nas áreas da sua vida e do trabalho que lhe trazem mais significado, propósito e alegria? Só pensar nisso tudo parece sufocante, mas felizmente existem algumas estratégias de gestão de tempo e produtividade que você pode implementar no seu dia-a-dia para ter mais organização e estrutura para sua agenda e lista de afazeres.

Nós conversamos com a especialista em produtividade, Tonya Dalton, fundadora da inkWELL Press Productivity Co., apresentadora do podcast Productivity Paradox e autora do livro The Joy of Missing Out, que reúne técnicas de gestão do tempo — incluindo estratégias tangíveis que você pode usar para aprimorar o seu trabalho (e a sua vida!), além de tirar o máximo das suas 24 horas.

O que é gestão do tempo?

O termo “gestão do tempo” é uma palavra que está na moda no mundo da produtividade. Mas antes de mergulharmos em como vamos usar as técnicas de gestão do tempo para atingir objetivos, é importante entender a fundo o que é gestão do tempo e como ela deve ser definida.

Gestão de tempo e produtividade não é apenas sobre fazer mais — é tomar de volta as rédeas do seu tempo para que você possa se concentrar naquilo que faz mais sentido para você.

“Gestão de tempo e produtividade é viver no momento presente em vez de correr de uma tarefa para outra, riscando 1000 coisas da sua lista de tarefas diárias,” diz Dalton. “É parar e se perguntar: essa é uma tarefa que eu preciso fazer? Ela é realmente importante? A ideia é abrir espaço para que você não fique com o todo dia cheio e, em vez disso, permitir que, com esse espaço, você possa de fato desfrutar do trabalho.”

Então, para dar uma definição, gestão do tempo e produtividade é estar no controle de suas tarefas diariamente para que você saiba o que tem que fazer (e, tão importante quanto, o que você não tem que fazer), quando fazer e quanto tempo vai levar. Quando você tem esse senso de controle, também tem o tempo para buscar o que é significativo para você — tanto dentro quanto fora do trabalho.

E o que fazer para conseguir esse senso de controle? Você precisa das estratégias certas.

Técnicas de gestão do tempo são ações pequenas e sustentáveis para ter controle sobre sua agenda — e para garantir que seu tempo está sendo usado nos projetos que são mais significativos, valiosos e recompensadores.

Vamos conhecer algumas técnicas de gestão do tempo que você pode usar para começar a recuperar o controle do seu tempo (e, por consequência, da sua vida).

Faça um levantamento de uso do tempo

Levante a mão se você já foi dormir pensando “O tempo voou hoje!” 🙌🙌🙌

“Muitas vezes nós deixamos o dia nos levar para onde ele quiser… várias vezes, no ritmo frenético do dia a dia, perdemos a noção de como estamos usando o nosso tempo,” diz Dalton.

Mas você não pode recuperar o controle do seu tempo se não souber para onde ele está indo, razão pela qual fazer um levantamento de uso do tempo é tão importante.

A técnica de levantamento de uso do tempo lhe dará uma noção clara de como você está empregando as suas horas — e, mais do que isso, de como você as está desperdiçando.

E como funciona esse levantamento de uso do tempo na prática?

Você pode usar uma ferramenta de monitoramento do tempo (como Toggl ou Harvest), para acompanhar como você usa o tempo durante uma semana. O segredo dessa técnica é ter o máximo de especificidade e detalhismo possível.

Por exemplo, digamos que você tinha compromissos no trabalho das 11h às 12h da manhã. Em vez de identificar aquela hora como “trabalho”, seja bastante específico com o que, exatamente, você estava fazendo naquele período. Você passou 15 minutos tentando consertar um erro no seu site? 30 minutos respondendo emails? 12 minutos rolando a timeline das suas redes sociais? Seja qual for a atividade, anote-a. Registre minuto por minuto.

Após terminar de monitorar seu tempo durante uma semana, é hora de descrever os dados (tanto Toggl quanto Harvest fornecem relatórios que facilitam a visualização da sua semana) e fazer uma análise minuciosa sobre para onde está indo o seu tempo — pois, provavelmente, há formas de conseguir algum tempo a mais, não importa quantas atividades você esteja fazendo.

“Se você tirar um tempo para ter uma visão geral de como está a sua semana, você pode começar a enxergar alguns espaços que talvez não estejam otimizados,” diz Dalton.

O segredo é procurar por “sugadores de tempo;” coisas que você não gosta de fazer e que tomam muito tempo, ou coisas que estão monopolizando o seu tempo e lhe impedindo de fazer o trabalho mais significativo.

Agora, tenha em mente que os sugadores de tempo serão diferentes para cada pessoa — o que é um desperdício claro de tempo para uma pessoa pode ser algo valioso para outra. Pegue o exemplo das redes sociais. Se você passa horas por dia rolando a timeline das suas redes sociais, ao invés de trabalhar no seu livro, esse é um sugador de tempo. Mas, se você está usando a rede social para gerar ideias de anúncios, contatar pessoas e divulgar seus projetos paralelos, esse é um tempo bem utilizado.

Assim que você identificar esses buracos negros, tire-os da sua agenda e realoque esse tempo para outras coisas. Se os sugadores de tempo são desnecessários, elimine-os. Se você está fazendo atividades da sua empresa de que não gosta, terceirize-as. Se as tarefas domésticas estão lhe impedindo de lançar o negócio dos seus sonhos, contrate alguém para lhe ajudar em casa ou faça essas atividades nas horas em que você não está rendendo.

O segredo é a responsabilidade. Quando você usa o sistema de levantamento, você não poderá perder tempo sem que isso apareça na sua revisão de como foi a semana.

Automatize as tarefas — tanto online quanto offline

Uma das melhores técnicas de gestão do tempo é, sem dúvida, a automação de tarefas. E a automação vai além do que você faz no seu computador. “Eu falo de automação em termos não só de software, mas também de coisas que você faz offline regularmente,” diz Dalton.

Automação é uma ótima maneira de reduzir o tempo que você passa em tarefas demoradas — e usar esse tempo para trabalhos mais significativos e com propósito.

Procure oportunidades de automatizar tarefas da sua rotina — tanto online quanto offline. Por exemplo, sair aos sábados só para comprar comida consome muito tempo do seu fim de semana? Veja se eles entregam as compras em casa — ou use um serviço de entrega à domicílio como o iFood, e utilize o tempo de forma mais produtiva. Você se vê respondendo aos mesmos e-mails de clientes várias vezes ao dia? Em vez de começar do zero toda vez que chega um e-mail novo na sua caixa de entrada, crie um modelo.

A questão é, quanto mais tarefas demoradas e repetitivas você automatizar, mais tempo você libera na sua agenda — e mais tempo você tem para fazer o que realmente importa.

Tire um tempo para uma rotina matinal energizadora

A maneira como você começa o seu dia determina o resto do seu dia. Então, se começar o dia na correria, você vai passar o resto do dia se sentindo assim. Mas o contrário também é verdadeiro. Se você levar a sério a forma como usa o seu tempo de manhã, vai levar essa atitude ao longo do dia.

“Uma rotina matinal… permite que você se dê bem desde o início,” diz Dalton. “Antes que o seu dia realmente comece — e talvez antes que muita gente saia da cama — você já pode adiantar vários passos.”

Em vez de pular da cama para responder e-mails ou correr para o escritório, programe o relógio para despertar um pouco mais cedo e tire um tempo para você. Você pode usar a sua rotina matinal para fazer o que quiser — contanto que seja algo que lhe dê mais serenidade e ânimo para aproveitar o dia.

Mesmo com a sua agenda atribulada, Dalton tira tempo para si mesma toda manhã — antes de acordar seus filhos e de começar o trabalho — e isso é inegociável. Como resultado da sua rotina matinal, ela não só aprendeu como ter foco e determinação, como também conseguiu aumentar a sua produtividade e cumpriu um grande objetivo — terminar o seu primeiro livro.

” Eu tenho um podcast semanal.  Tenho um negócio próprio… e uma família. Eu tenho 1000 coisas diferentes para fazer e ainda assim fui capaz de escrever um livro,” diz Dalton. “E a razão pela qual eu consegui escrever um livro em apenas alguns meses é porque eu tornei essa atividade uma parte muito intencional da minha rotina matinal.”

Se você não sabe como organizar uma rotina matinal energizadora, pode tentar usar os “Salvadores de vida” do livro O Milagre da Manhã: Conheça o método simples e eficaz que vai proporcionar a vida dos sonhos antes das 8 horas da manhã, de Hal Elrod. Os salvadores de vida são: silêncio, afirmações, visualizações, exercício, leitura e diário. Esses 6 hábitos de sucesso vão te preparar para o dia— e porque você está começando o seu dia com propósito, será mais fácil ter foco no uso do seu tempo ao longo do dia.

Aprenda a dizer “não” quando necessário

Na cultura atual, nós vangloriamos aqueles que vivem na correria e adoram o trabalho duro. Mas preencher cada minuto da sua agenda não está lhe ajudando a fazer mais coisas. Na verdade, ter muitas ocupações pode gerar um estado constante de alerta que prejudica sua saúde mental e pode causar síndrome de burnout. Um tiro no pé de quem quer saber como melhorar o desempenho.

“Nós pensamos que se não estão com o agenda toda cheia, alguma coisa está errada,” diz Dalton. “Na sociedade atual, nós enaltecemos o trabalho duro. Glorificamos estar na correria… mas ter muitas ocupações não significa ser uma pessoa produtiva. Não significa que você está feliz. Isso significa apenas que você está andando em círculos o dia inteiro, correndo atrás da própria cauda.”

Se você quer o controle do seu tempo de volta, você precisa saber como dizer não no trabalho. Se para você isso é muito desconfortável, ressignificar o “não” pode ajudar.

Por exemplo, suponha que você tem a oportunidade de trabalhar com um novo cliente — mas não tem tempo de assumir o projeto. Em vez de pensar em dizer “não” ao novo cliente, pense em dizer “sim” para o tempo com seus filhos ou melhorar o trabalho com os clientes que já tem.

“Nós sentimos uma culpa ao dizer não quando novas oportunidades surgem, pois sentimos que elas só batem à nossa porta uma vez… mas a verdade é que, toda vez que dizemos sim a essas oportunidades, estamos dizendo não ao tempo com nossa família. Estamos dizendo não aos objetivos que realmente nos tornam felizes. Estamos dizendo não aos nossos projetos paralelos,” diz Dalton. “Então é realmente importante não apenas dizer ‘não’ para o que não queremos, mas dizer ‘sim’ ao que queremos.

Dizer não pode ser desconfortável no começo, mas quanto melhor você fica em dizer “não” às coisas que não são ideais, mais tempo você terá para as coisas que realmente merecem seu “sim”.

Invista seu tempo nas ferramentas corretas

Há diversas coisas que você pode fazer para ter o controle do seu tempo de volta — mas também há várias ferramentas por aí (muitas gratuitas) que podem fazer essas coisas por você.

Está passando muito tempo assistindo vídeos engraçados no YouTube?  (Quem nunca?) Use o Freedom, que bloqueia acesso aos sites sugadores de tempo. Você passa muito tempo postando conteúdo nas diferentes redes sociais? Use uma ferramenta de gerenciamento de redes sociais para postar em várias ao mesmo tempo. Está difícil monitorar os projetos e tarefas (e está perdendo um tempão com isso)? Se joga no Trello, crie seus quadros e faça a gestão de tempo em projetos em uma plataforma fácil de usar — e de qualquer lugar.

O ponto é que usar as ferramentas corretas é a uma das mais poderosas técnicas de gerenciamento de tempo que estão ao seu alcance. Então, invista algum tempo em organizar o seu arsenal (gratuito) de produtividade.

Use técnicas de gestão do tempo com sabedoria

O dia tem apenas algumas horas — e sem as técnicas de gestão do tempo corretas, você pode acabar desperdiçando-as. “O que acontece é que ao nos esforçarmos para tentar fazer tudo, acabamos não fazendo nada,” diz Dalton.

Mas com essas técnicas de gestão do tempo, você pode ter o controle da sua agenda de volta e usar seu tempo de forma intencional —e embora não tenha tempo para tudo, você terá tempo para tudo o que importa. E ai, o que você vai fazer com essas horas extras no seu dia?